¿Cómo configurar la impresión de documentos personalizada?

Gularis, ofrece una potente herramienta de gestión de documentos, diseñada para generar documentos personalizados utilizando datos del programa, los cuales se pueden imprimir en PDF, enviar por email, WhatsApp y firmar.

En este artículo te guiaremos paso a paso, para que puedas configurar e importar los documentos con los que trabajas en tu día a día, automatizando su generación y envío y permitiendo una mayor eficacia documental.

Podemos configurar diferentes tipos de documento como: recibos, contratos, LOPD para clientes. Para este ejemplo vamos a realizar la configuración de un documento de factura, para este ejemplo vamos a ver como configurar un documento en facturas, el proceso es el mismo para configurar documentos en contactos y expedientes por ejemplo.

Acceso

1. Haz clic Ventas dentro del menú superior.
2. Clic en Facturas de venta.
3. Dentro de Listado de facturas, selecciona la factura que deseas imprimir
4. Haz clic en el icono con la impresora o acciones/Imprimir

Se abrirá la ventana de impresión de documentos, desde aquí aparecerán aparecerán algunos documentos predeterminados del sistema, es posible utilizar estos documentos y descargarlos para modificarlos o ver cómo están realizados.

Subir una plantilla personalizada

Vamos a ver un ejemplo de como subir una plantilla de impresión personalizada.
Haz clic en subir plantilla para acceder la ventana de importación.

Campos dínamicos de plantilla de Word

Desde esta ventana podrás consultar los diferentes campos dinámicos y copiar el que necesites.

Para ello, haz clic sobre el campo deseado. El código del campo se copiará automáticamente y podrás pegarlo después en tu plantilla de Word, en el lugar donde quieras que Gularis inserte ese dato.

Reemplazar los cámpos estáticos de tu plantilla por los cámpos dinámicos

Ahora debes sustituir los datos escritos manualmente en tu plantilla de Word, como el nombre del cliente, la dirección, la fecha o los importes, por los campos dinámicos correspondientes de Gularis.

Estos campos permiten que Gularis rellene automáticamente el documento con los datos reales cuando se genere la plantilla.

Sigue estos pasos:

1. Abre en tu ordenador el documento de Word que quieres usar como plantilla.
2. Localiza el dato que quieres sustituir, por ejemplo el nombre del cliente.
3. Vuelve a la ventana de campos dinámicos de Gularis y copia el campo correspondiente.
4. Pega ese campo en tu documento de Word, justo en el lugar donde quieres que aparezca el dato.
5. Repite este proceso con todos los campos que quieras automatizar.

Por ejemplo, si en tu documento aparece escrito manualmente el nombre del cliente, debes borrarlo y pegar en su lugar el campo dinámico correspondiente.

Una vez finalizado el proceso, guarda y cierra el documento de Word.

Ejemplo de un documento word de plantilla ya configurada:

Subir plantilla de word y configurar envios

En este punto ya has configurado la plantilla con los campos dinámicos y el sistema ya puede interpretar dichos campos y reemplazarlos por los campos del programa.
Ahora deberás subir la plantilla.
Para ello vuelve a la ventana de "Nueva plantilla" y arrastra el documento Word modificado en el cuadro "subir archivo".

Haz clic en Guardar para crear la plantilla y poder empezar a utilizarla.

Insertar tablas dinámicas

Algunas impresiones disponen de tablas asociadas, cómo facturas, que incluye un listado de líneas de factura.
En estos casos debes insertar una tabla en tu documento Word e introducir en una fila los campos dinámicos que quieres incluir.

En este ejemplo se ha creado una tabla con dos filas: la primera con la cabecera y la segunda con los cámpos dinámicos de líneas de factura.