Opciones de envío y gestión de documentos
Desde la ventana de impresión de documentos de Gularis es posible realizar diferentes acciones sobre una plantilla generada, como enviarla por email, compartirla por WhatsApp, firmarla, adjuntarla al gestor documental o descargarla en formato Word.
Estas opciones permiten adaptar el uso del documento según cada caso: entregarlo al cliente, solicitar una firma, guardarlo en el expediente o modificar la plantilla original.
Acceso a las opciones del documento
Para acceder a estas opciones, entra en el apartado de documentación (botón impresora) de contactos, facturas o expedientes
Por cada documento aparecerán diferentes acciones disponibles en la parte derecha, agrupadas por tipo de uso.
Enviar por email
La opción de envío por email permite enviar el documento generado directamente desde Gularis al destinatario correspondiente.
Al utilizar esta opción, el sistema genera el documento y lo adjunta al correo electrónico. Si la plantilla tiene configurado un asunto o cuerpo de email personalizado, se utilizará esa información en el envío.
Esta opción resulta útil para enviar facturas, contratos, autorizaciones, recibos u otros documentos al cliente, proveedor o contacto relacionado.
Enviar por WhatsApp
La opción de envío por WhatsApp permite compartir el documento generado a través de WhatsApp.
Gularis prepara el documento para que pueda ser enviado al contacto correspondiente mediante este canal.
Esta opción es especialmente útil cuando se necesita enviar documentación de forma rápida al cliente o familiar, evitando tener que descargar el archivo manualmente y adjuntarlo después.
Firma en vivo
La opción de firma en vivo permite firmar el documento directamente en el momento.
Esta funcionalidad es útil cuando el cliente o familiar está presente y puede firmar el documento en una pantalla táctil, tablet u otro dispositivo compatible.
Al seleccionar esta opción, se abrirá el documento para que pueda ser revisado y firmado. Una vez completada la firma, el documento firmado quedará disponible para su gestión dentro de Gularis.
Enviar para firmar
La opción de enviar para firmar permite remitir el documento al destinatario para que lo firme de forma remota.
En este caso, Gularis envía un correo electrónico con el documento adjunto o con el acceso necesario para realizar la firma.
El destinatario podrá revisar el documento y firmarlo desde su propio dispositivo. Una vez firmado, el documento se adjuntará automáticamente al gestor documental, quedando vinculado al expediente o registro correspondiente.
Esta opción resulta útil cuando la persona que debe firmar no se encuentra físicamente en la oficina o cuando se desea agilizar la firma de documentación sin desplazamientos.
Adjuntar al gestor documental
La opción de adjuntar al gestor documental permite guardar el documento generado dentro del gestor documental de Gularis.
De esta forma, el archivo queda archivado y vinculado al expediente, factura, contacto o elemento desde el que se haya generado.
Esta opción es útil para conservar una copia del documento generado, mantener organizada la documentación y poder consultarla posteriormente desde la ficha correspondiente.
Descargar documento en PDF
La opción de descarga en PDF permite obtener una copia del documento ya generado en formato PDF.
Este formato es el recomendado cuando el documento ya está finalizado y se desea guardar, imprimir o enviar por otros medios externos a Gularis.
Descargar plantilla en Word
La opción de descargar plantilla en Word permite descargar el archivo original de la plantilla.
Este documento contiene los metacampos o campos dinámicos utilizados por Gularis para reemplazar automáticamente los datos del programa.
Esta opción es útil cuando se desea revisar cómo está configurada una plantilla, modificar su diseño o crear una nueva plantilla a partir de una ya existente.
Una vez modificada la plantilla en Word, se podrá volver a subir a Gularis desde la configuración de plantillas correspondiente.
Editar plantilla
La opción de editar plantilla permite acceder a la ficha de la plantilla seleccionada.
Desde esta ficha podrás consultar su configuración, descargar la plantilla original en Word y modificarla para añadir o sustituir campos dinámicos.
Una vez editado el documento, podrás volver a subir la plantilla modificada para que Gularis utilice la nueva versión.
Además de las opciones principales, Gularis puede mostrar acciones adicionales relacionadas con el archivo o la gestión del documento.