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La llegada de VERI*FACTU ha traído una duda muy concreta a muchas funerarias: ¿hay que entregar el certificado digital de la empresa al programa de facturación?
La respuesta depende de cómo trabaje cada proveedor. En Gularis, no es necesario subir ni almacenar el certificado de la funeraria para remitir los registros de facturación a la Agencia Tributaria. NETLARIS TECHNOLOGIES S.L., empresa responsable de Gularis, ha firmado el acuerdo de colaboración social tipo 017 con la AEAT. Esto permite actuar como representante de nuestros clientes para el envío electrónico de los registros de facturación generados por el sistema.
No es un detalle menor. Un certificado digital da acceso a gestiones sensibles de una empresa; evitar que tenga que circular, cargarse en un software o conservarse en un servidor aporta tranquilidad y simplifica la puesta en marcha.
Qué significa ser representante VERI*FACTU
VERI*FACTU es una modalidad de los sistemas informáticos de facturación. Al expedir una factura, el programa genera un registro de facturación con medidas de seguridad y lo remite a la AEAT. Las facturas incluyen además un código QR.
La normativa contempla que esos registros puedan enviarse directamente por el obligado tributario o por un tercero que actúe en su representación. Precisamente para ello existe el acuerdo de colaboración social que ha suscrito Netlaris Technologies.
En la práctica, Gularis puede realizar el envío técnico a la AEAT desde su plataforma utilizando la representación otorgada por la funeraria, sin pedirle que nos entregue su certificado digital.
La ventaja para una funeraria: menos riesgo y menos configuración
En el día a día, esta forma de trabajar evita varias complicaciones habituales:
- No hay que subir el certificado digital de la funeraria al software ni enviarlo por correo.
- No hay que compartir la contraseña del certificado con un proveedor.
- No depende de que el certificado esté instalado en el ordenador desde el que se factura.
- Se reducen los problemas de caducidad y renovación que suelen frenar una configuración fiscal en el peor momento.
- La activación es más sencilla, especialmente para empresas con varias personas facturando o trabajando desde distintos equipos.
Para una funeraria, donde una factura suele estar vinculada a un expediente, servicios de terceros, suplidos, seguros o diferentes tipos de IVA, que la parte técnica de VERI*FACTU no añada más carga administrativa es una ventaja real.
¿Entonces la funeraria no tiene que hacer nada?
Sí debe autorizar expresamente la representación. La colaboración social no significa que Gularis pueda enviar registros de una empresa sin su conocimiento. La AEAT ha aprobado un modelo específico para que el obligado tributario otorgue esa representación a una empresa suministradora de software.
Gularis facilitará el documento correspondiente y el proceso para cumplimentarlo. La autorización queda en poder del colaborador social y se aporta a la Agencia Tributaria únicamente si esta la solicita.
El documento puede firmarse de forma manuscrita —con la documentación que corresponda— o mediante firma electrónica válida. No basta con aceptar una cláusula genérica en las condiciones del servicio: la representación debe poder acreditarse de forma expresa.
Representación limitada al envío de los registros
Conviene aclararlo: esta autorización no convierte a Gularis en representante general de la funeraria ante Hacienda. Su alcance se limita a la remisión electrónica de los ficheros que contienen los registros de facturación generados por el sistema.
No nos permite presentar otros impuestos en nombre de la empresa, recibir todas sus comunicaciones de la AEAT ni realizar trámites ajenos a VERI*FACTU. La responsabilidad fiscal de la facturación sigue siendo, como es lógico, de la empresa que emite las facturas.
VERI*FACTU integrado en la gestión funeraria
La adaptación a VERI*FACTU no debería obligar a duplicar tareas. En Gularis, la factura se crea desde la propia gestión de la funeraria, vinculada al expediente y a los conceptos correspondientes. El sistema genera la información exigida y, cuando se active la modalidad VERI*FACTU, puede remitir el registro a la AEAT mediante la representación otorgada.
El objetivo no es convertir la facturación en un trámite técnico, sino que el equipo pueda seguir trabajando con su operativa habitual: presupuestos, servicios funerarios, suplidos, facturas y abonos, con la trazabilidad requerida por la normativa.
Preguntas frecuentes sobre certificado digital y VERI*FACTU
¿Tengo que subir mi certificado digital a Gularis para usar VERI*FACTU?
No. Si la funeraria otorga la representación específica a Netlaris Technologies como colaborador social, Gularis puede remitir los registros sin que el certificado digital de la empresa se suba o se almacene en la plataforma.
¿Qué es un representante VERI*FACTU?
Es un tercero autorizado para enviar ante la AEAT los registros de facturación en nombre del obligado tributario. Las empresas de software pueden hacerlo dentro del marco de colaboración social previsto por la Agencia Tributaria.
¿Es lo mismo que dar un poder general a Gularis?
No. La representación está limitada al envío electrónico de los registros de facturación. No autoriza otros trámites tributarios ni la recepción general de notificaciones.
¿Puede una funeraria usar VERI*FACTU antes de que sea obligatorio?
Sí. Según la información vigente de la AEAT, el periodo previo a la obligación funciona como fase de pruebas. Antes de activarlo conviene valorar el caso concreto con la asesoría, especialmente si existen particularidades fiscales.
¿Quién responde del cumplimiento de VERI*FACTU?
La posibilidad de delegar el envío o determinadas tareas no elimina la responsabilidad de la empresa obligada a expedir la factura. Gularis aporta la herramienta y la vía de representación para el envío; cada funeraria mantiene su responsabilidad sobre su facturación.
Una forma más segura de activar VERI*FACTU
La digitalización fiscal no debería obligar a una funeraria a repartir certificados digitales entre proveedores ni a depender de un único ordenador. Con la colaboración social de Netlaris Technologies, Gularis ofrece una alternativa más sencilla: autorización expresa para el envío y gestión integrada, sin alojar el certificado propio de cada cliente.
Si ya trabajas con Gularis o estás valorando implantarlo en tu funeraria, podemos explicarte cómo se activa VERI*FACTU y qué documentación necesitas para otorgar la representación.
