En Gularis, gran parte de la contabilidad se genera de forma automática. Aproximadamente el 80% de los asientos contables se crean al registrar operaciones habituales, como facturas de venta, facturas de compra, cobros y pagos.
Para los casos que no se generan automáticamente, Gularis permite crear asientos contables manuales. Esta opción se utiliza para registrar ajustes, regularizaciones u otros movimientos contables que necesiten introducirse directamente.
Acceso a asientos manuales
Para acceder a esta pantalla, entra desde el menú superior en:
Contabilidad → Asientos manuales
Desde esta sección se muestra el listado de asientos manuales creados. Si todavía no existe ninguno, Gularis mostrará un mensaje indicando que no hay asientos manuales y permitirá crear el primero mediante el botón Añadir asiento.
Crear un nuevo asiento manual
Al pulsar en Añadir asiento, se abre la ficha de creación del asiento contable.
En la parte superior del formulario se indican los datos generales del asiento:
- Código: identificador interno del asiento.
- Descripción: texto descriptivo del asiento, por ejemplo, una liquidación de IVA, un ajuste contable o una regularización.
- Fecha: fecha contable del asiento.
En la parte central se introducen las líneas del asiento. Cada línea corresponde a una cuenta contable y contiene los importes que se imputan al Debe o al Haber.
Las columnas principales son:
- Nº Cuenta: número de la cuenta contable utilizada.
- Cuenta: nombre de la cuenta contable.
- Debe: importe cargado en el debe.
- Haber: importe abonado en el haber.
- Saldo: diferencia resultante de la línea.
- Fecha: fecha asignada al movimiento.
Para añadir nuevas líneas al asiento, se debe pulsar en Añadir. También es posible eliminar líneas si se han introducido por error.
El asiento debe estar cuadrado
Un asiento contable solo puede guardarse si está correctamente cuadrado. Esto significa que la suma total del Debe debe coincidir con la suma total del Haber.
Gularis muestra la diferencia del asiento en la parte inferior. Para poder guardar, esta diferencia debe ser 0.
Si existe diferencia de saldo, el sistema no permitirá guardar el asiento, ya que contablemente estaría descuadrado.
Uso de plantillas de asiento
Cuando un asiento se repite con frecuencia, no es necesario introducirlo siempre desde cero. Para estos casos, Gularis permite utilizar plantillas de asientos contables.
Desde el botón Acciones, situado en la pantalla de asientos manuales, se puede seleccionar la opción Cargar plantilla de asiento.
Al cargar una plantilla, Gularis rellena automáticamente las líneas del asiento según la estructura definida en dicha plantilla. Después, el usuario puede revisar los importes, modificar lo que necesite y guardar el asiento si está cuadrado.
Esta opción es útil para asientos recurrentes o con una estructura similar, ya que evita tener que introducir manualmente las mismas cuentas cada vez.
Crear y gestionar plantillas de asientos
Las plantillas de asientos se gestionan desde:
Desde esta sección se pueden crear tantas plantillas como sean necesarias. Cada plantilla puede contener las cuentas contables habituales que se usarán posteriormente al crear un asiento manual.
Una vez creada la plantilla, estará disponible desde la opción Acciones → Cargar plantilla de asiento dentro de la pantalla de asientos manuales.
Otras acciones disponibles
En el menú Acciones también aparecen otras opciones, como:
- Cierre y apertura de periodo.
- Cargar asiento inventario.
Estas opciones corresponden a procesos contables específicos y se explicarán en artículos independientes.
Resumen del artículo
La pantalla de asientos manuales permite registrar movimientos contables que no se generan automáticamente en Gularis.
Para crear un asiento correctamente, es importante indicar una descripción clara, seleccionar la fecha contable adecuada y añadir las cuentas necesarias con sus importes en el debe y el haber.
Antes de guardar, el asiento debe quedar siempre cuadrado, con diferencia igual a 0.
Para asientos habituales, se recomienda utilizar plantillas de asiento, ya que agilizan el trabajo y reducen errores al introducir cuentas contables repetitivas.